Si un és curiós pot llegir o escoltar, gairebé diàriament, les històries d’horror de retirades de productes. Les més sonades s’han produït històricament als Estats Units: The Peanut Corporation of America el 2009, Blue Bell ice cream el 2015, i Darwin ‘s Raw Pet Foods aquest any. Però l’àmbit domèstic no es lliura, amb casos com els famosos ous i la seva retirada o algunes bosses d’amanida que, com ja vam advertir en aquest bloc, han donat problemes en els últims mesos. Més enllà de l’escenari, d’on succeeixen les retirades de productes alimentaris, tot es converteix en un malson. Però la veritat és que les retirades d’aliments són comuns, fins i tot per a les empreses que es prenen més seriosament la seguretat alimentària, entrenen aquest vessant de manera efectiva i mantenen registres excel·lents. No obstant això, tots aquests aspectes, quan es duen a terme de manera adequada i eficient, ajuden molt per reduir l’impacte i la gravetat d’una retirada.
Desafortunadament, moltes empreses i fabricants d’aliments, siguin grans o siguin menudes, encara que requereixen tenir un pla de retirada per escrit i evidenciar anualment davant els inspectors i auditors de les normes de qualitat, no estan preparats per al desafiament de completar satisfactòriament el simulacre de retirada de producte. Els parles de fer, com cada any, el simulacre de retirada de producte i tot són llargues, mai els va bé. Sense els sistemes adequats establerts, les empreses posen en perill innecessàriament seus clients, la seva reputació, els seus ingressos i el seu futur. Analitzarem les conseqüències i els aspectes fonamentals de l’anomenat “simulacre de retirada de producte”, un exercici que, com el seu propi nom indica, posa a prova les habilitats per retirar un producte suposadament en mal estat o potencialment innocu.
Què és el simulacre de retirada de producte?
Si hagués de definir el terme amb les meves paraules diria que el simulacre de retirada de producte, o product recall en anglès, és un exercici en el qual, partint d’un hipotètic problema sanitari l’organització ha de demostrar que és capaç de contactar amb tots els seus clients i proveïdors per esbrinar la causa i evitar o minimitzar, en la mesura del possible, els danys sobre la població.
El simulacre de retirada de producte s’ha de realitzar cada campanya, per comprovar l’efectivitat del procediment. Els resultats de la mateixa es reflecteixen en el registre de simulacres de retirada. El simulacre de retirada ha de contemplar dades com: la data d’entrada de mostra, lot de la mostra, format de la mostra, client de destinació, número d’enviament, número de telèfon del transportista, matrícula del transportista, el gestor de residus autoritzat per la retirada, la identificació del material auxiliar, la causa de la retirada, hora d’inici i fi, els kg d’entrada i sortida, la data d’entrada i sortida i la identificació totes les entrades les entrades de la parcel·la / producte d’origen. Si durant les mateixes es detecta que es perd la traçabilitat en algun punt del procés, s’obrirà la no conformitat corresponent. En els casos en què calgui reprocessar o dur a terme una operació de reprocessament, s’ha de mantenir la traçabilitat.
El 2012, el Ministeri d’Agricultura, Alimentació i Medi Ambient, així es deia en aquella època, va publicar una Guia de Retirada de Productes del Mercat que podeu descarregar fent clic en l’enllaç. 40 pàgines molt interessants i que us recomanem llegir.
Què pot succeir si no es treballa correctament el simulacre de retirada de producte.
Resoldre una retirada de producte de forma adequada pot comportar fins i tot anys i potencialment milions en multes, costos d’enviament i retirada de producte, així com l’impacte de l’eliminació de productes, temps d’inactivitat de la línia de producció, demandes legals i pèrdua de quota de mercat a mesura que els consumidors perden la confiança en l’empresa. Però hi ha errors estratègics que poden amplificar aquestes conseqüències, i tots dos han de lidiar amb la traçabilitat.
Factors determinants per a realitzar correctament el simulacre de retirada de productes.
1.- Traçabilitat incorrecta.
El primer problema que veiem amb freqüència és que els codis que les empreses assignen als seus lots no són prou específics. És a dir, abasten períodes de temps massa amplis. En lloc de dividir la producció en codis de lot que abastin pocs dies perquè l’abast d’una eventual retirada pugui ser el més limitat possible, algunes companyies només executen el mateix codi de lot per a moltes tirades de producció. Hem arribat a veure registres amb un lot de tres mesos! Quan es produeix una retirada, uns lots que abastin àmplia quantitat de producció pot provocar que es vegin implicades enormes quantitats de producte i que l’abast d’aquest esdeveniment negatiu sigui massiu i que pot portar a la fallida a una empresa.
2.- Sistema de registre poc àgil.
El segon problema, i pot ser que sigui un dels més comuns és la manca de documentació dinàmica. Hi ha vegades que demanar la traçabilitat completa d’un lot és com trobar la partida de naixement d’un antic egipci tancat en una piràmide. L’acoblament de transaccions utilitzant registres desconnectats de diferents departaments pot consumir molt de temps i ser propens a errors. Per si això fos poc, quan s’està sota la pressió dels inspectors de sanitat o auditors d’entitats certificadores que sol·liciten connectar els punts entre un ingredient i els clients a través de processos de producció complexos i en diverses etapes que fan servir aquest sistema de registre , pot causar estrès i possibles errors d’auditoria. És per això que cada vegada es valora més el temps de resposta de l’organització en aquests simulacres.
Quan aquestes dues peces falten les retirades són més grans, més llargues i més cares del necessari a causa de la falta d’una traçabilitat precisa.
Però, quins són els errors més freqüents que treu a la llum un simulacre de retirada de producte?
Errors més freqüents que treu a la llum un simulacre de retirada de producte.
1) La quantitat de matèria primera inicial no quadra amb la quantitat de producte final.
És un dels errors més freqüents, la traçabilitat es perd abans de sortir de la planta de producció. Sol ser habitual, cosa que no és sinònim de correcció, en mescles, productes amb molts ingredients o productes que pateixen minves o guanys importants de pes pel mateix procés d’elaboració de l’aliment. Les minves són tolerables, però les desviacions no haurien de ser excessives.
2) L’estoc del lot, entre el que s’ha venut i el que hi ha per vendre, és superior al lot calculat.
Horror, què estem fent? No sembla ser precisament el mannà cometre aquests errors, ja que implica a molts lots i evidencia una fallada sistèmica a nivell de la traçabilitat.
3) El simulacre evidència que no es compleixen els criteris FIFO i que queda estoc de producte per vendre mentre s’està venent producte amb la data de consum preferent més llarga.
Comencem explicant què significa FIFO, un terme molt emprat en borsa que prové de l’anglès “First in first out”, el que primer entra ha de sortir primer. És una qüestió de lògica, però tant la lògica, com el sentit comú, no sempre imperen.
Les conseqüències de no complir amb els el criteri FIFO són diverses, però la principal és que es pot danyar la imatge de marca a introduir-se al mercat productes amb una data molt curta mentre s’han venut anteriorment altres amb una data més llarga. Es produeix un major risc de comptar amb producte proper a la seva data de consum preferent, la qual cosa pot fer recelar als consumidors finales.¬
4) L’Empresa demostra que els temps de reacció no són els adequats.
Les retirades de productes no conformes no són una qüestió menor. Algunes no tenen importància per a la salut humana, però, en altres casos, la integritat física dels consumidors es pot veure compromesa per la gravetat del perill. Una organització que no és capaç de respondre a una emergència, encara que en aquest cas succeeixi en forma de simulacre de retirada de producte, pot ser que no sigui capaç de respondre a l’hora de la veritat.
5) Ni els registres mostren tota la informació ni tota la informació està registrada.
Hi ha molts processos i molt diversos en una empresa del sector agroalimentari. Tants que de vegades controlar la traçabilitat des de l’entrada de la matèria primera fins a l’expedició de producte final cap als consumidors o intermediaris és complicat i els manipuladors d’aliments o els propis directius de l’empresa opten per confiar en una manera tradicional de processar la informació i creuen tolerables certes pèrdues de traçabilitat que fet i fet poden suposar una pèrdua perillosa de la traçabilitat global del procés.
6) Errors humans en la introducció de dades.
Tots som humans, el que digui que no s’equivoca menteix. Una dada malament introduït, un lot mal anotat, una quantitat en què s’altera l’ordre dels dígits, poden suposar un problema de traçabilitat que surt a la llum en situacions com ara el simulacre de retirada de producte del qual estem parlant.
Què cal fer per superar en un simulacre de retirada de producte o en una retirada real?
Com sempre, anem a proposar solucions als problemes plantejats, de manera que es omplin els buits del sistema de resposta davant retirades de producte:
1.- Aconsegueix i genera la informació més precisa possible i específica amb ingredients, proveïdors i codis de lot
Agilitza les teves llistes de línies de productes i opcions de paquets, és una forma senzilla de reduir possibles mals de cap en cas d’una retirada de producte no conforme. Com més components i opcions d’embalatge tinguin els productes amb els quals treballis, més complex serà determinar i resoldre les fallades de seguretat alimentària. Però no et desanimis, treballar amb el teu consultor o especialista en aquest tipus de serveis de traçabilitat és beneficiós, ja que massa companyies tenen línies grans on només un petit subconjunt dels seus productes es venen molt bé amb marges decents. Les organitzacions més grans i madures tendeixen a diluir les seves línies per optimitzar la seva rendibilitat, i les empreses més petites sovint poden beneficiar fent el mateix.
2.- Sigues precís i minuciós amb els registres de l’empresa.
La següent estratègia que pot emprar per mitigar les conseqüències d’un retir del mercat és ser extremadament precís quan es tracta dels registres i codis de lot. Com més estrictament refines el sistema de codificació de lots, menys elements caldrà recordar. Això sí, la meva recomanació, viscuda en primera persona en una empresa amb la qual col·laborem és clara: transmet des del primer a l’últim esglaó la importància que tenen aquests registres. Moltes vegades els operaris creuen que la seva principal tasca és produir com més quantitat de producte millor, i si pot ser en menys temps doblement millor. La realitat, és que per a l’empresa, tenir la traçabilitat ben lligada, quan depèn dels seus operaris, és importantíssim. Per això és important que tot el personal entengui de la importància de mantenir els registres
El 2010, Hillandale Farms i Wright County Egg van recordar aproximadament 550.000.000 ous, un de les retirades de producte alimentari més grans en la història dels Estats Units. Encara que la companyia va poder resoldre dins de les dates i les instal·lacions específiques on es va originar el producte contaminat, en aquest moment tenia 53 milions de gallines ponedores, de manera que aquest nivell de resolució pot no haver estat prou adequat. Si haguessin implementat els codis de lot de traçabilitat fins al nivell de galliner, és possible que el nombre d’ous retirats hagués estat menor.
3.- Automatitza al màxim la traçabilitat per estar a punt per a l’auditoria en qualsevol moment.
El desafiament de mantenir una línia de productes massa àmplia o proporcionar paquets personalitzats és que crea centenars o milers de variants en els productes d’una companyia. Quan els registres es mantenen manualment, es torna extremadament difícil administrar les retirades de producte de manera efectiva. Un full de càlcul d’Excel pot portar un registre de tot, però certament no és dinàmica ni eficient en el temps quan es realitzen càlculs de balanç de masses, proporcions, o similars.
La clau aquí és adoptar un programari que pugui incorporar en cada departament. Enviament, recepció, comptabilitat, producció: quan tots els registres es guarden en una base de dades central, és molt més fàcil verificar-los i actualitzar-los. Però els millors sistemes no només centralitzen les seves dades recopilades; també automatitzen la seva col·lecció de dades.
Els documents dinàmics s’actualitzen automàticament entre si. Quan un proveïdor canvia, un lot d’ingredients s’intercanvia, o els productes s’envien, tots els registres connectats per cada departament s’actualitzen automàticament. Sense errors de l’usuari, sense errors en l’actualització de les notes, només registres sense fissures, optimitzats i actualitzats automàticament.
No hi ha millor manera de seguir els processos de producció complexos, controlar els perills i recopilar tota la informació necessària per passar per les auditories que utilitzar un sistema automatitzat. Amb tota la seva documentació interconnectada, no cal armar el trencaclosques o jugar a connectar els punts: tot està fet, i això vol dir no perdre diners en recordar productes innecessàriament perquè no es pot identificar el camí exacte de cada ingredient cap al client.
4.- Formació en traçabilitat.
Sí, sembla que vulguem vendre cursos, però la formació és fonamental. L’equip APPCC i els treballadors han de rebre la formació adequada perquè la traçabilitat, i per tant, el simulacre de retirada de producte es duguin a terme de la millor manera.
5.- Si tot i així vos costa: busqueu assessorament.
Quan la traçabilitat no funciona, quan el simulacre falla una i altra vegada: poseu-vos en mans d’experts. Si necessites assessorament, no dubtes en contactar amb nosaltres. De vegades, l’ajuda d’un expert et pot evitar un bon embolic.
En resum, les retirades són perjudicials en tots els sentits, però succeeixen, així que no et agafin desprevingut. Bé sigui mitjançant la tecnologia, o formant i entrenant als treballadors, i podràs contribuir, en gran mesura, a mantenir a flotació l’empresa si alguna vegada t’enfrontes al malson d’un retirada de producte. Així que: a treballar en el simulacre de retirada de producte. No és un malson, és una gran oportunitat.
